Il D.Lgs. 81/2008, all'articolo 18 comma 1 lettera l prevede che il datore di lavoro o i dirigenti debbano "adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento [...]", tuttavia, non specifica nel dettaglio quali siano questi obblighi che vengono rinviati a punti diversi dello stesso decreto o altri provvedimenti.Il punto 7.2 della UNI ISO 45001:2018 ci aiuta nel progettare il processo legato alle competenze attraverso questi passaggi:
- determinare le competenze necessarie dei lavoratori che influenzano o possono influenzare le sue prestazioni in termini di SSL;
- assicurare che i lavoratori siano competenti (compresa la capacità di identificare i pericoli) sulla base del livello di istruzione, della formazione o dell'esperienza adeguate;
- ove applicabile, intraprendere azioni per acquisire e mantenere le necessarie competenze e valutare l'efficacia delle azioni intraprese;
- conservare appropriate informazioni documentate, quale evidenza delle competenze.
Vediamo ora, punto per punto, cosa significano in pratica i punti sopra citati della norma.
a. determinare le competenze necessarie dei lavoratori che influenzano o possono influenzare le sue prestazioni in termini di SSL;
La prima fase del processo è andare a definire quali competenze ritengo siano necessarie allo svolgimento in sicurezza del lavoro. Le competenze possono essere:
- qualifiche;
- livelli di istruzione;
- corsi di formazione;
- ricezione di informazioni;
- soft skill.
La necessità di competenze può derivare da:
- obblighi normativi;
- risposta ad eventi incidentali o non conformità;
- risposta ad analisi dei rischi e delle opportunità.
Le competenze potrebbero anche avere livelli diversi (inglese base, medio, avanzato).
In AimSafe trovate il catalogo completo dei corsi obbligatori a cui, il singolo utente, può aggiungere le competenze che ritiene necessarie. Questo si ottiene accedendo alla sezione "Formazione" / "Impostazioni" cliccando sulla voce "Corsi" e cliccando sul tasto "Nuovo"
Dobbiamo, quindi, prima di tutto stilare una lista delle competenze che possono, in qualche modo, influenzare i processi aziendali. Dopodichè, dovremo assegnare le competenze definite ad ogni mansione o ruolo previsti all'interno della nostra organizzazione.
Per mansioni, intendiamo gruppi omogenei di persone per le quali, anche in base ai rischi a cui sono esposti, devono avere competenze uguali.
In AimSafe questo si realizza tramite l'assegnazione alla singola mansione delle competenze necessarie. Accedete alla singola mansione e andate alla sezione "Competenze richieste" quindi cliccate su "Nuovo"
b. assicurare che i lavoratori siano competenti (compresa la capacità di identificare i pericoli) sulla base del livello di istruzione, della formazione o dell'esperienza adeguate;
Una volta definite le competenze necessarie, dobbiamo verificare se, chi svolge un determinato ruolo o mansione, possiede tutte le competenze richieste e, se applicabile, del livello individuato.
Prima di tutto, dobbiamo analizzare le attuali competenze di ognuno e annotarle, quindi confrontare queste con quelle richieste in base alla mansione e ruolo svolte dal singolo lavoratore. Questo può realizzarsi con un foglio di calcolo.
AimSafe analizza automaticamente le competenze del singolo lavoratore e le confronta con quelle richieste per la "Mansione" svolta ed eventuali "Ruoli" assegnati a quel lavoratore. Le mancanze vengono segnalate automaticamente nella pagina dei "Controlli" e nel report "Riepilogo competenze acquisite". Con lo stesso obiettivo potete usare il "Planning" o la "Verifica requisiti" all'interno del menu "Formazione"
A fronte di questa attività di analisi, andremo a definire la necessità formativa dell'azienda. Non rimane che pianificare le attività volte ad ottenere le competenze mancanti.
c. ove applicabile, intraprendere azioni per acquisire e mantenere le necessarie competenze e valutare l'efficacia delle azioni intraprese;
Fatto salvo per le competenze quali "livello di istruzione", per le competenze che possono essere trasmesse, l'organizzazione deve pianificare e realizzare azioni volte all'acquisizione delle competenze mancanti.
Le azioni possono essere: corsi di formazione, seminari, trasmissione di informazioni, addestramenti in azienda, percorsi di sensibilizzazione, esercitazioni ecc.
Una volta pianificate le azioni, non rimane che metterle in atto facendovi partecipare quelli a cui manca la singola competenza richiesta.
In AimSafe questo si realizza accedendo alla sezione "Formazione" e cliccando su "Elenco corsi". Dopodiché, dovrete cliccare sul tasto "Nuovo" per generare la nuova azione formativa. Se volete automatizzare il processo, accedete al "Planning", individuate la competenza mancante ed espandete la visuale. Cliccando su "Crea corso", AimSafe genererà un'edizione del corso richiesto e aggiungerà automaticamente tutti quelli a cui erogare l'azione.
Sulla Dashboard, potrete vedere, sottoforma di calendario, i corsi pianificati.
Più complessa la verifica dell'efficacia. Sebbene siamo abituati al test alla fine del corso, sarebbe molto meglio verificare nella pratica se la competenza è stata realmente acquisita e se ha portato gli effetti sperati.
Faccio notare il richiamo al "mantenere le necessarie competenze"; diventa quindi essenziale monitorare le scadenze dei corsi obbligatori e definire, se lo si ritiene necessario, la scadenza anche delle azioni intraprese per colmare competenze non normate. Ad esempio, nel caso dell'addestramento, possiamo avere due situazioni:
- addestramento su attività svolte in maniera costante: in questo caso, l'aggiornamento periodico potrebbe non essere necessario in quanto il lavoratore svolge quel compito con costanza;
- addestramento su attività sporadiche: si pensi ad esempio all'addestramento sul comportamento da tenere in caso di emergenza; in questo caso, è sicuramente necessario ripeterlo periodicamente perché l'operatore non avrà avuto modo di mettere in pratica quanto ricevuto con il rischio di aver perso la competenza acquisita.
Per ogni corso, l'utente può definirne la scadenza che AimSafe monitorerà avendo cura di segnalare all'utente stesso, l'avvicinarsi delle relative scadenze. Per i corsi normati, AimSafe propone in automatico la scadenza di legge.
d. conservare appropriate informazioni documentate, quale evidenza delle competenze.
Vediamo ora quali solo le informazioni documentate che possiamo usare come evidenza delle competenze:
- registri;
- attestati;
- qualifiche;
- schede di addestramento;
- valutazioni sul campo;
- verifiche di apprendimento;
- presa visione di istruzioni e ordini di servizio.
L'organizzazione, dovrà definire quali evidenze predisporre per ogni azione e aver cura di archiviarle in modo da poterle conservare.
Grazie ad AimSafe potrete archiviare il singolo attestato o verbale di addestramento all'interno della scheda del lavoratore, mentre registri e verifiche di apprendimento saranno archiviate all'interno del singolo corso.
