L'importanza della gestione documentale nei sistemi di gestione

Di seguito, vorrei analizzare le principali difficoltà riscontrate:

1. documentazione autorizzativa: sappiamo bene che, soprattutto a livello ambientale, la documentazione atta a dimostrare il rispetto dei requisiti legali, può essere anche molto numerosa e variegata: dalle autorizzazioni uniche o integrate, ai permessi di emungimento dei pozzi ecc. Questi documenti, in alcuni casi, hanno validità anche di decine di anni e il loro reperimento, spesso, non è immediato; è importante, in questi, casi procedere alla digitalizzazione dei documenti per permettere un'immediata estrazione quando necessario. Anche un buon sistema di controllo delle scadenze, soprattutto quando molto lunghe, è da ritenersi opportuno;
2. valutazione dei rischi: spesso, le valutazioni dei rischi sono composte da un complesso documentale che vede un documento principale, il c.d. DVR, affiancato da relazioni tecniche di dettaglio. Queste relazioni, ad esempio sui rischi fisici, hanno scadenze diverse e vanno quindi monitorate sia per la loro presenza che per la loro validità. Un problema spesso riscontrato riguarda la scarsa correlazione tra quanto riportato dalle relazioni specifiche e quanto poi riassunto all'interno del DVR, documento dal quale si derivano anche i diversi adempimenti quali la formazione, sorveglianza sanitaria e dispositivi di protezione individuale. Un sistema unico che gestisca tutti questi elementi anche attraverso una rigidità, è da ritenersi opportuno;
3. documenti sul personale: uno degli ambiti che maggiormente ci impegna durante gli audit, riguarda il campionamento su quelli che sono i vari elementi ricadenti nell'ambito della gestione del personale. Abbiamo sicuramente il tema della formazione, ben definito nelle norme sotto la voce "competenza", delle sorveglianza sanitaria e dispositivi di protezione individuale. Per quanto concerne la formazione, si chiede all'organizzazione di avere sotto controllo il processo partendo dalle necessità formative, verifica delle competenze attuali e definizione del piano formativo volto a superare il GAP formativo evidenziato. Tra i documenti che chiediamo vi sono sicuramente gli attestati di formazione, i registri della formazione e il piano formativo. Per quanto concerne le visite mediche, i documenti sono le idoneità sanitarie, il protocollo sanitario, i verbali di sopralluogo. Importante è anche avere un sistema organizzato di archiviazione delle nomine delle diverse funzioni e incarichi aziendali, oltre ad una corretta definizione delle mansioni e della c.d. Job description di ognuno. In merito ai DPI, dispositivi di protezione individuale, deve esserci evidenza di avvenuta consegna dei DPI e che questi siano coerenti con quanto previsto all'interno del DVR e delle relazioni tecniche specifiche, come ad esempio gli otoprotettori previsti nella valutazione del rischio rumore;
4. pianificazione delle attività: l'organizzazione deve pianificare le attività da svolgere quali audit, azioni di miglioramento ma anche le azioni correttive conseguenti alle non conformità. Tutte queste attività devono poter essere documentate e la documentazione comprovante è opportuno sia facilmente rintracciabile a richiesta.

E' quindi importante che l'organizzazione si doti di appositi sistemi di archiviazione documentale che permettano, nel minor tempo possibile, di recuperare quanto necessario e che lo stesso sistema sia in grado di dare all'utente feedback e remind tempestivi delle scadenze.